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Rimborso spese agli amministratori

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Con il presente lavoro si intendono analizzare i profili fiscali dei rimborsi spese erogati agli amministratori di società

La disciplina fiscale del rimborso spese varia in ragione del tipo di rapporto che si instaura tra la società e l’amministratore.

Se il rapporto è inquadrabile come reddito di lavoro autonomo si applica, per la determinazione del rimborso spese, l’art. 54 del TUIR mentre se il rimborso è erogato ad amministratori dipendenti o “parasubordinati” trova applicazione la normativa sui redditi di lavoro dipendente.

AMMINISTRATORE PROFESSIONISTA

Nel caso dell’amministratore professionista le spese di trasferta, essendo funzionali alla produzione del reddito professionale, seguono il trattamento fiscale applicabile ai compensi.

Di conseguenza, tali spese devono essere assoggettate ad IVA e alla ritenuta di acconto di cui all’art. 25 del DPR 600/73.

Spese anticipate dall’amministratore

Le spese di trasferta, sostenute dall’amministratore e da questi riaddebitate alla società, rientrano tra i compensi percepiti dal professionista e, pertanto, concorrono alla formazione del redditi.

Spese anticipate dalla società

Qualora sia la società a sostenere le spese per conto dell’amministratore, l’art. 54 co. 5 del TUIR – come modificato dall’art. 36 co. 29 lett. a) n. 2) del DL 223/2006 – prevede l’integrale deducibilità dal reddito di lavoro autonomo delle spese relative a prestazioni alberghiere o somministrazione di alimenti e bevande se queste sono sostenute dal committente per conto del professionista e riaddebitate dal professionista in fattura al committente stesso.

Adempimenti del committente e del professionista

In tali casi, in base al parere dell’Agenzia delle Entrate n. 28 – 2006, occorrerebbe, adottare la seguente procedura:

  • il fornitore del servizio emette fattura intestata al committente, ma riportante anche gli estremi del professionista che ha usufruito del servizio;
  • il committente comunica al professionista l’ammontare della spesa effettivamente sostenuta e invia copia della relativa fattura (il costo non è deducibile per il committente);
  • il professionista emette fattura nei confronti del committente comprendendo le spese in questione (che vengono assoggettate, in quanto incluse nel compenso professionale, a IVA e a ritenuta di acconto); il costo dei servizi alberghiero e di ristorazione diventa integralmente deducibile per il professionista;
  • il committente imputa a costo la prestazione, comprensiva dei rimborsi spese.

Per il committente, dal punto di vista fiscale, le spese di consulenza professionale (comprensive delle spese di vitto) sono integralmente deducibili.

Per il professionista, è tassato l’intero importo fatturato, ferma restando la deducibilità integrale delle spese vitto. L’effetto netto è quindi la tassazione del solo compenso professionale.

AMMINISTRATORE NON PROFESSIONISTA

Nel caso in cui l’amministratore sia un lavoratore dipendente (o un lavoratore “parasubordinato”) della società, trova applicazione l’art. 51 del TUIR.

Nozione di trasferta

Al fine di individuare una nozione di “trasferta”, è opportuno distinguere tra:

  • lavoratori dipendenti;
  • collaboratori coordinati e continuativi e altri titolari di redditi assimilati al lavoro dipendente.

Lavoratori dipendenti

In generale, si ha trasferta quando l’attività viene svolta fuori del Comune sede di lavoro (solitamente, corrispondente ad una delle sedi del datore di lavoro).

Collaboratori coordinati e continuativi

In linea di principio, si ha trasferta quando il collaboratore è chiamato a svolgere un’attività fuori dalla sede naturale in cui è tenuto contrattualmente a svolgere le proprie funzioni; pertanto i rimborsi delle spese sostenute per il raggiungimento della sede di lavoro configurano un provento tassato (C.M. 16.11.2000 n. 207/E).

Peraltro, per alcune attività di collaborazione coordinata e continuativa non è possibile, in virtù delle caratteristiche peculiari della prestazione svolta, determinare contrattualmente la sede di lavoro, né identificare tale sede con quella della società. In questi casi occorre, quindi, fare riferimento al domicilio fiscale del collaboratore. “Tale criterio può essere utilizzato ad esempio per gli amministratori di società o enti, sempreché dall’atto di nomina non risulti diversamente individuata la sede di lavoro” (circ. Agenzia delle Entrate 26.1.2001 n. 7, risposta 5.3).

TRASFERTE E MISSIONI FUORI DAL TERRITORIO COMUNALE

Analizziamo la disciplina delle trasferte e delle missioni al di fuori del territorio comunale.

La C.M. 23.12.97 n. 326/E precisa che è possibile distinguere tre sistemi, l’uno alternativo all’altro:

  • indennità forfetaria;
  • rimborso misto;
  • rimborso analitico.

Indennità forfetaria

Sono escluse dal reddito di lavoro dipendente le indennità, al netto delle spese di viaggio e trasporto, fino a:

  • 46,48 euro al giorno (per le trasferte in Italia);
  • 77,47 euro al giorno (per le trasferte all’estero).

La parte eccedente tali importi concorre a formare il reddito.

Rimborso misto

I suddetti limiti di indennità sono ridotti:

  • di un terzo in caso di rimborso delle spese di vitto o alloggio ovvero di vitto o alloggio fornito gratuitamente;
  • di due terzi in caso di rimborso sia delle spese di vitto che di alloggio ovvero di vitto e alloggio fornito gratuitamente.

La C.M. 23.12.97 n. 326/E (§ 2.4.1) chiarisce invece che la quota di indennità che non concorre a formare il reddito non subisce alcuna riduzione in relazione alla durata della trasferta inferiore alle 24 ore o che non comporti alcun pernottamento fuori sede.

Rimborso analitico

I rimborsi analitici (c.d. rimborsi a piè di lista) di spese idoneamente documentate per vitto, alloggio, viaggio e trasporto, non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente.

La C.M. 23.12.97 n. 326/E (§ 2.4.1) chiarisce che l’eventuale corresponsione di una indennità, indipendentemente dall’importo, in aggiunta al rimborso analitico, concorre a formare il reddito.

Spese non documentabili

Sono esclusi dal reddito i rimborsi di altre spese, ulteriori a quelle di viaggio, trasporto, vitto e alloggio (es.: lavanderia, telefono, parcheggio, mance, …), anche non documentabili, analiticamente attestate dal dipendente, nel limite giornaliero di:

  • 15,49 euro (per le trasferte in Italia);
  • 25,82 euro (per le trasferte all’estero).

TRASFERTE NEL TERRITORIO COMUNALE

L’ultimo periodo dell’art. 51 co. 5 del TUIR prevede la tassazione delle indennità e dei rimborsi spese percepiti per le trasferte nell’ambito del territorio comunale.

La C.M. 23.12.97 n. 326/E (§ 2.4.1) chiarisce che non ha alcuna rilevanza l’ampiezza del comune in cui il dipendente ha la sede di lavoro o l’eventuale ripartizione del territorio in entità subcomunali (es. frazioni).

RIMBORSO DELLE SPESE DI VITTO

Il rimborso ai dipendenti delle spese sostenute in ristoranti e in altri pubblici esercizi, effettuato non in occasione di una trasferta (es. nel Comune sede di lavoro) ed in assenza di convenzioni stipulate dal datore di lavoro con i pubblici esercizi, rappresenta una integrazione della retribuzione che concorre integralmente alla formazione del reddito di lavoro dipendente.

Trasferte fuori dal Comune sede di lavoro

In presenza di trasferte fuori dal territorio del Comune sede di lavoro, invece, si applicano le specifiche disposizioni di cui all’art. 51 co. 5 del TUIR.

RIMBORSI SPESE RELATIVE AL TRASFERIMENTO E ALLA “PRIMA SISTEMAZIONE”

Ai sensi dell’art. 51 co. 7 del TUIR, non sono imponibili le spese analiticamente documentate e rimborsate dal datore di lavoro, relative:

  • al viaggio, compreso quello dei familiari fiscalmente a carico di cui all’art. 12 del TUIR, e al trasporto delle cose strettamente collegate al trasferimento (cfr. C.M. 23.12.97 n. 326/E, § 2.4.4);
  • agli oneri sostenuti dal dipendente in qualità di conduttore per il recesso del contratto di locazione a seguito del trasferimento.

L’esclusione si applica anche se vengono contemporaneamente corrisposte le indennità di trasferimento e prima sistemazione.

LA DEDUZIONE DEL COSTO DA PARTE DELLA SOCIETÀ

TRASFERTE DEL DIPENDENTE E DEL COLLABORATORE

Sono deducibili, entro determinati limiti, i rimborsi delle spese di vitto e alloggio, nonché delle spese di trasporto, sostenute dai dipendenti (o dai collaboratori coordinati e continuativi) per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale, ove ha sede l’impresa.

SPESE DI VITTO E ALLOGGIO

L’art. 95 co. 3 del TUIR introduce alcune limitazioni alla deducibilità delle spese di vitto e alloggio relative alle trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai dipendenti e dai collaboratori.

In generale, i rimborsi delle trasferte possono essere effettuati secondo tre diversi regimi:

  • rimborso analitico (o a piè di lista);
  • indennità forfetaria;
  • rimborso misto (in parte analitico e in parte forfetario).

Rimborsi a piè di lista

I rimborsi spese analitici (o a piè di lista), corrisposti ai prestatori di lavoro dipendente (o ai collaboratori) in occasione di trasferte effettuate al di fuori del territorio comunale, sono deducibili entro il limite giornaliero di:

  • 180,76 euro, se in Italia;
  • 258,23 euro, se all’estero.

La Corte di Cassazione, nella sentenza 24.3.2006 n. 6650, ha affermato che le note spese presentate dai dipendenti, ancorché autorizzate, convalidate e liquidate dalla società, non costituiscono di per sé prova dell’inerenza degli oneri all’attività produttiva, che costituisce un requisito ulteriore per la loro deducibilità.

Rimborsi forfetari e misti

I suddetti limiti devono ritenersi operanti esclusivamente con riferimento ai rimborsi effettuati a piè di lista (o analitici) e non anche ai rimborsi forfetari o misti.

In altri termini, i rimborsi forfetari e quelli misti erogati in denaro al dipendente (o al collaboratore) sono interamente deducibili dal reddito d’impresa, a prescindere dal loro importo e dalla loro tassazione in capo al percipiente.

SPESE DI TRASPORTO

Nel caso in cui il dipendente (o il collaboratore) sia stato autorizzato ad utilizzare, per una specifica trasferta, un proprio automezzo o un veicolo a noleggio, le relative spese di trasporto sono deducibili, dal reddito d’impresa, per un importo massimo pari (art. 95 co. 3 del TUIR):

  • al costo di percorrenza,
  • o alle tariffe di noleggio,

relativi ad automezzi di potenza non superiore rispettivamente a 17 o a 20 cavalli fiscali, a seconda che si tratti di autoveicoli con motore a benzina o diesel.

Diversamente, qualora vengano utilizzati autoveicoli con una potenza superiore alle suddette cilindrate, le relative spese di trasporto risulteranno deducibili solo fino a concorrenza del limite previsto per gli autoveicoli di potenza inferiore, come sopra identificati.

AUTOVEICOLI MESSI A DISPOSIZIONE DALL’IMPRESA

Nel caso in cui l’autoveicolo utilizzato per la trasferta sia messo a disposizione da parte dell’impresa, la deducibilità dei costi ad esso afferenti è disciplinata dall’art. 164 del TUIR.

Costo di percorrenza (Tariffe ACI)

Le spese di trasporto relative ad autoveicoli di proprietà del lavoratore sono deducibili per un importo non superiore al costo di percorrenza, determinato facendo riferimento alle medie dei costi delle suddette autovetture, calcolate dall’Automobile Club Italia (ACI) e pubblicate sul sito www.aci.it.

Tariffa di noleggio

In assenza di un tariffario riconosciuto, la tariffa di noleggio corrispondente agli autoveicoli di potenza non superiore ai 17 cavalli fiscali (o 20 se diesel) può essere determinata assumendo, come termine di riferimento, o i costi praticati in via ordinaria dall’impresa noleggiatrice, oppure i costi di noleggio mediamente praticati sul mercato. A tal fine, occorre tener conto delle specifiche modalità di noleggio (giornaliero, settimanale, ecc.).

In caso di noleggio di veicoli di cilindrata superiore a tali limiti, l’importo massimo deducibile corrisponde al costo di noleggio previsto per le autovetture di 17 o 20 cavalli fiscali.

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