I rimborsi spesein materia diredditodilavoro dipendente, sono disciplinati dall’art. 51 del D.P.R. 22.12.1986, n. 917.

Vediamo il trattamento fiscale dei rimborsi spesa al fine di evitarne un uso improprio con inevitabili ripercussioni in termine disanzionida parte delle autorità fiscali e previdenziali.

Il rimborso spesa

Ilrimborsodellespese è legato a vario titolo alletrasferte/missioni che i dipendenti e «collaboratori» compiono per operazioni attinenti alla propria attività istituzionale/economica.

Ci si riferisce, ad esempio, alle spese per i mezzi utilizzati per lo spostamento dalla sede di lavoro a un altro luogo, per i pasti, per il pernottamento.

Le trasferte di dipendenti e co.co.co.

Per i dipendentiecollaboratori coordinati e continuativi(tra cui gliamministratoridi società per i quali il compenso per la carica costituisca reddito assimilato a quello di lavoro dipendente) il rimborso spese non costituisce «reddito» (art. 51, co. 1, D.P.R. 917/1986 ).

Metodologia di rimborso

La rifusione delle spese (in base alla C.M. 23.12.97 n. 326/E) avviene in base alle seguentimetodologie:

1. piè di lista(rimborso analitico delle spese realmente sostenute e giustificate);
2. forfait(rimborso forfettario);
3. misto(in parte a piè di lista e in parte a forfait).

Il rimborso a piè di lista

Ai sensi del co. 5, dell’art. 51, D.P.R. 917/1986, lasomma rimborsataperspese documentaterelative avitto,alloggio,viaggio/trasporto, nell’ambito di trasferteextracomunaliècompletamente esclusadaIrpefecontributi.

Limite giornaliero

L’esclusioneè limitataall’importo massimogiornaliero di€ 15,49(€ 25,82 per le trasferte all’estero), l’eventuale rimborso di «altre spese» (sempre «da trasferta», es. mance, servizio lavanderia dell’albergo),anche se non documentate.

La rifusione dellespesedatrasferta extracomunalicon il sistema delpiè di lista, in pratica, si distingue per il fatto che il dipendente (o l’amministratore o altro co.co.co.) può ricevere somme anche elevate senza subirealcun prelievo alla fonte. In correlazione logica, tuttavia, adottando tale metodo di rimborso l’impresa potrebbe subire unalimitazionealladeducibilitàdellaspesa corrispondentealrimborso.

Rimborso spese analitico

Il rimborso analitico delle spese divittoe di quelle dialloggio, infatti, ai sensi dell’art. 95, co. 3 èdeducibilesolofinoal limite di€ 180,76(elevato a € 258,23 per le trasferte estere). L’eventuale eccedenza giornaliera èindeducibile.

Al riguardo è utile notare che:

• il predettolimite di deducibilità si applica soloal rimborso spese effettuato colpiè di lista, enon ancheagli altridue metodidirimborsoammessi dalla normativa;
• è daquantificarecon riferimento aciascuna giornataditrasfertadi undato dipendente/co.co.co.(senza possibilità di fare medie, nel caso in cui la trasferta duri più giorni);
• si riferiscecumulativamentealrimborsoper ilvitto e a quello per il pernottamento(in assenza di una delle due ipotesi di spesa il limite giornaliero di deducibilità massima non si riduce);
• l’ipotesi di indeducibilità ex art. 95, co. 3 per vitto e alloggio si riferisce alletrasferte extracomunali, perché per le trasferte all’internodelComunein cui c’è la sede di lavoro il rimborso spese, a meno che non riguardi il trasporto tramite mezzi pubblici (o, come ammesso dalla R.M. 28.9.2016, n. 83/E, anche in caso dicar sharing), ètassabilein capo alpercettoree, in correlazione, l’impresa può dedurloai sensi del co. 1 dell’art. 95 (fatto salvo il limite del 75% fissato in ultimo dall’art. 109, co. 5, ultimo periodo, D.P.R. 917/1986).

Spese di Viaggio

L’art. 95, co. 3 prevede poi deicondizionamentianche alladeducibilitàdellespese di viaggio. Infatti, se il dipendente o il co.co.co. è stato autorizzato ad utilizzare per la trasferta un’auto di sua proprietàovvero l’abbianoleggiataper la specifica trasferta, il rimborso èdeducibile, almassimo, rispettivamente, fino al costo dipercorrenzao alle tariffe dinoleggiorelative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, se a benzina, ovvero 20, se con motore diesel.

Al riguardo, è da osservare chenon c’èunlimite di deduzioneper le spese di trasporto conmezzi pubblici.

Pur essendovi un collegamento logico, per il fatto che la possibile esenzione totale in capo al dipendente è connessa a una possibile parziale indeducibilità per il soggetto erogante (si veda la Tabella n. 1), è da sottolineare chenon c’è perfetta simmetriatra la norma che disciplina glieffettidelrimborsoda trasferta in capo alpercettore(cioè l’art. 51, co. 5, D.P.R. 917/1986) e le norme che disciplinano ladeduzionedella spesa per il soggettoerogante(ossia l’art. 95, co. 3 e l’art. 109, co. 5, ultimo periodo).

Non può dirsi, ad esempio, che il rimborso esente per il percettore sia per forza di cose almeno in parte indeducibile per l’erogante.

Tabella n. 1 – Rimborso a piè di lista

Vitto e alloggio

In merito alle spese pervittoealloggio, è utile evidenziare che oltre a riferirsi a spese di trasferta in senso stretto potrebbero essere state sostenute con finalità di «ospitalità» o di «rappresentanza». In tali circostanze, è da esaminare distintamente anche quanto previsto dall’art. 108, co. 2, D.P.R. 917/1986 , nonché dal già richiamato art. 109, co. 5, ultimo periodo. Tali norme individuanospecifici vincoliper le spese sostenute per finalità di ospitalità o di rappresentanza (es. invito a pranzo di clienti).

Nelle registrazioni contabili in corso d’anno, quindi, e successivamente per effettuare i conteggi in sede di calcolo delle imposte e di compilazione della dichiarazione, occorreisolaredalle spese ditrasfertainsenso strettole spese dirappresentanzae diospitalità, ancorché siano state comunque sostenute nell’ambito di una trasferta lavorativa.

Importanza del rispetto anche formale delle regole

Per l’impresa, la gestione amministrativa dei rimborsi spese, in considerazione delle possibili riprese a tassazione derivanti dai condizionamenti alla deduzione sopraccennati, implica un’opportuna impostazionedelleprocedure interne, sia organizzative che contabili/fiscali.

Al riguardo occorre considerare che l’esenzione per il percettore delle somme è condizionata anche dal rispetto di particolariformalismi. L’Amministrazione finanziaria, nelle varie circolari e risoluzioni in cui si è espressa sul tema non hamai omessodi mettere in risalto che le somme, soprattutto in relazione alla possibile esenzione Irpef, devono essere «rimborsate sulla basediidonea documentazione».

Lanota spese, ad esempio, deve avere le seguenti caratteristiche:

• nominativa;
• dettagliata;
• documentata;
• sottoscritta.

Lealtre spese anche non documentabili devono comunqueessereanaliticamente attestatedal dipendente/collaboratore.

Le spese di trasporto

Lespeseditrasporto(viaggio, aereo, bus, ecc.) sonodirettamente documentabilimediante l’esibizioneda parte deldipendente/collaboratoredei relativibiglietti.

Documentazione da conservare

Per legittimare l’esclusione del rimborso dal concorso al reddito imponibile del percettore deve essereconservata:

• ladocumentazione provenientedalvettore(es. biglietti dell’autobus, ricevuta del taxi);
• idoneadocumentazione internada cui risulti in qualegiornol’attività del dipendente è stata svolta all’esterno della sede di lavoro (ovviamente, vi deve essere corrispondenza nelle date tra i due tipi di documenti.

Nonèconsentitonell’ambito di unastessa trasfertaadottaremetodi diversificatidirimborso(es. piè di lista e forfait) per lesingole giornatecomprese nel periodo (es. una settimana di trasferta) in cui il dipendente si trova fuori dalla sede di lavoro.

Spese di viaggio con mezzi propri

Le spese perviaggi con mezzi propri(auto personaledel dipendente/collaboratore) devono esseredeterminatedallo stessodatore di lavorosulla base dielementi concordanti, sia diretti che indiretti.

Indennità chilometrica

Relativamente all’indennità chilometricaper le trasfertefuoridalComunein cui c’è la sede di lavoro del dipendente/collaboratore:

• è necessario che, in sede di liquidazione del rimborso, l’ammontare dell’indennità sia determinato avuto riguardo allapercorrenza, altipodiautomezzousato dal dipendente e alcosto chilometricoricostruito secondo il tipo di autovettura;
• detti elementi dovranno risultare dalladocumentazione internaconservata dal datore di lavoro.

Il rispetto delle regole e le connesse attività di verifica da parte dei soggetti deputati al rimborso oltre che ai fini fiscali/previdenziali sono importanti anche perarginarepossibili fenomeni difrode.

Al riguardo, è utile considerare che esistono fenomeni di rimborsi spese «gonfiati» o addirittura per trasferte del tuttofittizie.

Nella prima ipotesi, ad esempio, il dipendente espone nella nota spese unchilometraggio in eccessorispetto allapercorrenza effettivaper fini lavorativi oppure utilizza lecarte carburante aziendaliper rifornire anche il mezzo delconiuge.

Nella seconda ipotesi, sempre in via esemplificativa, si può concretamente ipotizzare che uno o anche un intero gruppo di dipendenti, magari d’accordo con il proprio responsabile (che firma per autorizzazione), presenti note spese pertrasferte fittizie(mai effettuate) e ciò al fine di procurare unaprovvista di denaroutilizzabile adaltri fini(dalla semplice cena collettiva fino, nei casi più gravi, alla corruzione di funzionari pubblici).

Violazione obblighi contrattuali

Tali fenomeni di slealtà del dipendente, oltre che costituire una grave violazione degli obblighi contrattuali discendenti dalle norme del rapporto di lavoro subordinato, passibile anche dilicenziamento, possono costituirereatoditruffa(si veda Cass., Sez. Lavoro, Sentenza 17.5.2016, n. 10069).

Gli eventi, peraltro, potrebbero esserestrumentaliallacommissionedireatida cui lasocietà stessapotrebbe trarrevantaggioo avereinteresse(es. utilizzo dei fondi «neri» ottenuti tramite rimborsi spese fittizi per attività corruttive volte a ottenere un appalto pubblico), la quale sarebbe passibile, perciò, di sanzioni ai sensi del D.Lgs 8.6.2001, n. 231, in quanto si configurasse unaresponsabilità(«amministrativa») della società stessa.

È importante, quindi, per arginare frodi sia in danno dell’impresa sia dalle quali essa stessa potrebbe trarre indirettamente un vantaggio, adottareidonei sistemi organizzativi(es. segregazione di funzioni, sistemi di doppia firma) eproceduredicontrollosiapreventivocheconsuntivo.

Ad esempio, esaminando puntualmente i dettagli e i giustificativi della documentazione allegata alla nota spese al fine di rilevare incoerenze nelle date, nei luoghi, nelle percorrenze chilometriche esposte in base al tipo di autovettura utilizzato, incrociando magari i dati esposti nelle note spese con i tabulati delle presenze e, possibilmente, con le comunicazioni aziendali che dispongono le trasferte di volta in volta o per il periodo.

Lascia questo campo vuoto

Iscriviti alla Newletter

Non inviamo spam! Leggi la nostraInformativa sulla privacyper avere maggiori informazioni.

Controlla la tua casella di posta o la cartella spam per confermare la tua iscrizione