Il terzo comma dell’art.2479 del codice civile, dispone che “l‘atto costitutivo può prevedere che le decisioni dei soci siano adottate mediante consultazione scritta o sulla base del consenso espresso per iscritto. In tal caso dai documenti sottoscritti dai soci devono risultare con chiarezza l’argomento oggetto della decisione ed il consenso alla stessa“.
Il quarto comma dispone che qualora nell’atto costitutivo non vi sia la previsione di cui al terzo comma e comunque con riferimento alle materie indicate nei numeri 4) (le modificazioni dell’atto costitutivo) e 5) (operazioni che comportano una sostanziale modificazione dell’oggetto sociale) del secondo comma del presente articolo nonché nel caso previsto dal quarto comma dell’articolo 2482-bis (Se entro l’esercizio successivo la perdita non risulta diminuita a meno di un terzo) oppure quando lo richiedono uno o più amministratori o un numero di soci che rappresentano almeno un terzo del capitale sociale,
le decisioni dei soci devono essere adottate mediante deliberazione assembleare ai sensi dell’articolo 2479-bis.
Per far si, quindi che il bilancio possa essere approvato col il metodo della consultazione scritta o sulla base del consenso espresso per iscritto dai soci, è indispensabile che la possibilità sia prevista nell’atto costitutivo, altrimenti essa non sarà applicabile e quindi, per approvare il bilancio, si dovrà procedere con la classica forma della riunione in assemblea.
Come avviene l’approvazione del bilancio tramite consultazione scritta?
La decisione sul metodo è adottata dall’Organo Amministrativo.
Nel caso in cui questi opti per il sistema del consenso espresso per iscritto dovrà essere redatto apposito documento scritto dal quale dovrà risultare con chiarezza:
- l’argomento oggetto della decisione;
- il contenuto e le risultanze della decisione e le eventuali autorizzazioni alla stessa conseguenti.
Copia di tale documento dovrà essere trasmessa a tutti i soci i quali, entro per es. i 5 giorni lavorativi successivi, dovranno trasmettere alla società apposita dichiarazione, scritta in calce alla copia del documento ricevuta, nella quale dovranno esprimere il proprio voto favorevole o contrario ovvero l’astensione, indicando, se ritenuto opportuno, il motivo della loro contrarietà o astensione. È opportuno prevedere (e quindi stabilire nel documento scritto): se la mancanza di dichiarazione dei soci entro il termine previsto equivale a voto favorevole, contrario o astensione; che i documenti potranno essere trasmessi con qualsiasi mezzo e/o sistema di comunicazione che consenta un riscontro della spedizione e del ricevimento, compresi la consegna a mano, il fax, posta elettronica o pec; che le decisioni si reputano validamente adottate qualora, entro un termine stabilito, pervengano alla società le dichiarazioni di approvazione di tanti soci che rappresentino una certa percentuale del capitale sociale.
Spetta, infine, all’organo amministrativo comunicare i risultati delle consultazioni e dei consensi espressi per iscritto, indicando la data di formazione delle relative decisioni e dichiarando che provvederà ad eseguire la deliberazione presa dai soci. Il documento riepilogativo di queste informazioni sarà depositato al Registro delle Imprese.
Esempio di Consultazione scritta per l’approvazione del bilancio.
