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La fatturazione elettronica – informativa per la clientela di studio

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Gentile cliente, siamo ormai prossimi all’adozione della fatturazione elettronica, che dovrà essere adottata dal primo gennaio 2019. Con la fatturazione elettronica sparisce definitivamente la fattura cartacea, salvo per le operazioni nei confronti dei soggetti esteri (per i quali è prevista in alternativa una comunicazione telematica mensile).

L’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione degli operatori alcuni servizi informatici per facilitare le fasi operative connesse all’obbligo di fatturazione elettronica, individuando diverse procedure.

Le procedure più immediate e che richiedono un minore impegno in termini di adeguamento informatico, sono:

  • la posta elettronica certificata (PEC);
  • la procedura web dell’Agenzia delle Entrate (compilazione mediante procedura web disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate).

I soggetti che devono gestire flussi di fatturazione più consistenti dovranno ricorrere ad aggiornamenti dei propri sistemi contabili e richiedere l’accreditamento al Sistema di Interscambio (SdI). Si tratta di un numero di 7 cifre – “codice destinatario” – che consente di individuare in modo univoco il soggetto e di associarlo al canale telematico utilizzato per la trasmissione (o, per la ricezione).

Note:

Soggetti abilitati alla trasmissione

La trasmissione della fattura elettronica può avvenire da parte del cedente/prestatore oppure da parte di un soggetto intermediario.

Firma elettronica

La fatturazione elettronica tra soggetti privati non richiede obbligatoriamente l’apposizione della firma elettronica qualificata.

 Data di emissione

“La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente …” o al momento di effettuazione dell’operazione. La fattura elettronica si considera emessa alla data indicata in fattura (nello specifico “Data” indicata nella sezione “Dati generali”).

Nel rispetto della normativa IVA, la data indicata in fattura deve corrispondere al momento di effettuazione dell’operazione, non rilevando il fatto che l’effettiva trasmissione al SdI possa non essere contestuale.

L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che la trasmissione della e-fattura dovrebbe avvenire entro le 24 ore dall’effettuazione dell’operazione.

Fattura differita

In caso di impossibilità di trasmissione della fattura elettronica entro le ore 24 del giorno in cui è effettuata l’operazione, il soggetto IVA potrà optare per la fattura differita di cui all’articolo 21, comma 4, lettera a del DPR 633/1972.

Sarà, pertanto, possibile emettere su carta, al momento in cui si effettua l’operazione, un documento di trasporto o equipollente ed entro il giorno 15 del mese successivo a quello delle operazioni e per il tramite del proprio intermediario compilare ed inviare la/e fattura/e elettronica/che riepilogativa/e delle singole operazioni.

Procedure di recapito della fattura elettronica

Per quanto riguarda la ricezione delle e-fattura sarà sufficiente:

  • un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC)[1];
  • un sistema “web service” (SdICoop);
  • un sistema basato su protocollo FTP (SdIFTP).

La prima procedura non richiede un accreditamento ma è sufficiente comunicare al proprio fornitore l’indirizzo PEC che deve essere indicato nella e-fattura. Al fine di evitare lo scarto della fattura elettronica, l’emittente che trasmette la e-fattura ad un indirizzo di posta elettronica certificata, oltre ad inserire il suddetto l’indirizzo PEC, deve compilare il campo del codice destinatario inserendo il codice convenzionale di 7 zeri (“0000000”).

Nel caso, invece, si utilizzi una delle due ultime procedure (SdiCoop o SdIFTP), il ricevente deve preventivamente accreditarsi al Sistema di Interscambio e ottenere il “codice destinatario” da comunicare al proprio fornitore al fine di consentire il corretto indirizzamento della e-fattura.

Le procedure di ricezione delle fatture elettroniche possono essere utilizzate cumulativamente; conseguentemente, la scelta di una procedura per determinate e-fatture non preclude il successivo utilizzo di una differente procedura. Ciò significa che, il soggetto che vuole ricevere le fatture elettroniche presso indirizzi telematici differenti, dovrà avere cura di comunicare, al proprio fornitore, il codice destinatario o la PEC di riferimento, a seconda della specifica esigenza.

Nota bene

In caso di registrazione dell’indirizzo telematico, tramite il servizio offerto dall’Agenzia delle Entrate, tale possibilità sembra venire meno.

L’Agenzia delle Entrate ha, infatti, chiarito che: “In caso di registrazione, le fatture elettroniche sono sempre recapitate “all’indirizzo telematico” registrato.” con la conseguenza che, l’indicazione della partita IVA registrata prevale sugli altri dati e fa confluire tutte le fatture elettroniche al medesimo indirizzo telematico prescelto e registrato.

La casella PEC ovvero il canale telematico accreditato (FTP o Web-Service) non devono necessariamente essere intestati all’operatore che deve emettere/ricevere la fattura elettronica (cedente/prestatore o cessionario/committente), ma quest’ultimo può trasmettere/ricevere le sue fatture anche attraverso PEC o canale telematico di uno o più intermediari.

Codice destinatario

Il Codice destinatario attribuito all’operatore economico è il dato fondamentale per consentire il corretto indirizzamento della fattura elettronica. Tuttavia, si tratta di un dato non obbligatorio ai fini IVA che, come detto in precedenza, non dovrebbe incidere sulla corretta emissione della fattura.

Codice destinatario non conosciuto

Nelle ipotesi in cui non si conosca il codice destinatario, il fornitore potrà compilare tutti i campi obbligatori ai fini IVA e inserire, nel campo del codice destinatario, il codice convenzionale di 7 zeri (“0000000”).

In tale caso, la fattura elettronica viene messa a disposizione del destinatario, che potrà consultarla dalla propria area privata, senza impedire al fornitore di adempiere alla corretta emissione.

Pur se non sembrano esserci sanzioni, per la mancata comunicazione, si consiglia di farlo al fine di facilitare il processo di fatturazione (elettronica).

Panoramica delle casistiche – Codice Destinatario

Se l’emissione avviene nei confronti di soggetti consumatori finali (B2C) l’emittente deve compilare il campo “Codicedestinatario” inserendo il codice convenzionale 7 zeri (“0000000”) e il campo “CodiceFiscale” inserendo il codice fiscale del proprio cliente.

Se l’emissione avviene nei confronti di soggetti che applicano il sistema di posta certificata (PEC) l’emittente deve compilare il campo “Codice destinatario” inserendo il codice convenzionale 7 zeri (“0000000”) e il campo “PECDestinatario“ inserendo l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC).

Se l’emissione avviene nei confronti di un soggetto non residente, la stessa può essere inviata facoltativamente al Sistema di Interscambio utilizzando il codice XXXXXXX.

Se l’indirizzo PEC è inesistente, il SdI invierà la notifica di scarto della e-fattura; mentre, nel caso in cui l’indirizzo non fosse funzionante, il SdI metterà la fattura elettronica a disposizione del destinatario in una area riservata sul sito web dell’Agenzia delle Entrate e provvederà a darne comunicazione all’emittente.

È consigliabile l’invio della fattura in copia analogica, tramite qualsiasi canale, specificando che la fattura elettronica è stata correttamente emessa e può essere consultata nell’area web riservata del destinatario.

Registrazione “Indirizzo telematico”

Al fine di poter ricevere le fatture elettroniche, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione del ricevente un servizio di registrazione dell’indirizzo telematico che consente di collegare la PEC o il Codice destinatario, ottenuto in seguito alla procedura di accreditamento, alla propria partita IVA. La registrazione non è obbligatoria ma è sicuramente consigliabile al fine di semplificare il corretto indirizzamento della e-fattura. In seguito alla registrazione, infatti, è possibile trasmettere la fattura elettronica semplicemente indicando la partita IVA del destinatario e il codice convenzionale di 7 zeri (“0000000”), indipendentemente dal canale utilizzato per il recapito dal destinatario.

Il Sistema di Interscambio, in questo modo, sarà sempre in grado di indirizzare tutte le fatture elettroniche all’indirizzo telematico prescelto anche quando il fornitore non lo indica sul documento. Tale servizio potrà essere utilizzato anche dai soggetti che ricevono le e-fatture tramite un intermediario abilitato e delegato.

In tal caso sarà possibile registrare e collegare la propria partita IVA alla casella PEC o al Codice destinatario del soggetto incaricato della ricezione.

Il soggetto registrato non potrà ricevere le fatture elettroniche ad indirizzi telematici differenti; tuttavia, l’indirizzo telematico prescelto può essere modificato in ogni momento e senza alcuna limitazione.

Nei casi in cui non sia stato possibile recapitare la fattura al soggetto destinatario, lo SdI comunica tale informazione al cedente attraverso una ricevuta di impossibilità di recapito, unitamente alla data di messa a disposizione del file. Il cedente/prestatore è tenuto tempestivamente a comunicare – per vie diverse dal SdI – al cessionario/committente che l’originale della fattura elettronica è a sua disposizione nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate: tale comunicazione può essere effettuata anche mediante la consegna di una copia informatica o analogica della fattura elettronica.

Intermediari

La fattura elettronica può essere trasmessa e recapitata tramite un intermediario, diverso dal fornitore o dal cliente, accreditato al Sistema di Interscambio; in questo caso, al fine di consentire la ricezione della fattura elettronica sarà necessario comunicare al fornitore il suo indirizzo telematico (PEC o Codice destinatario).

Per incaricare un soggetto intermediario alla trasmissione/ricezione delle fatture elettroniche, non è necessaria alcuna delega, è sufficiente che sia un soggetto accreditato o registrato al SdI.

Inoltre, non è richiesto che l’intermediario sia un soggetto abilitato ex articolo 3, DPR n. 322/1998.

Soggetto abilitato

Con apposita delega, conferita ai soggetti abilitati, sarà possibile:

  • consultare e acquisire le fatture elettroniche messe a disposizione nella propria area riservata del sito istituzionale dell’Agenzia dell’Entrate;
  • consultare i dati delle operazioni effettuate con l’estero;
  • consultare i dati delle operazioni effettuate dal 1° gennaio 2017, comunicati tramite spesometro;
  • utilizzare il servizio di registrazione dell’indirizzo telematico per conto dell’operatore;
  • iscriversi e utilizzare il servizio di conservazione

Conservazione delle fatture 

Le fatture e gli altri documenti trasmessi tramite il SdI si intendono conservati sia ai fini fiscali che ai fini civili.

Adesione al servizio di conservazione sostitutiva

La conservazione dei documenti informatici non è automatica ma richiede la preventiva adesione al servizio da parte dell’operatore o di un suo intermediario.

Operazioni con l’estero

Per le operazioni effettuate da e verso operatori esteri, la norma ha disposto l’obbligo di comunicarne i relativi dati entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello di emissione o ricezione della fattura.

La stessa norma dispone il venir meno dell’obbligo di trasmissione dei dati nei casi in cui le fatture siano trasmesse tramite SdI. È pertanto possibile la trasmissione della fattura in formato elettronico anche nei confronti dei soggetti non abilitati alla ricezione, ai quali, al pari di quanto avviene per i consumatori finali, la fattura dovrebbe essere consegnata nelle modalità ordinarie.

In questi casi, la fattura emessa potrà essere mandata al SdI nel formato elettronico xml e il campo potrà essere compilato inserendo il codice convenzionale di 7 X (“XXXXXXX”), senza determinare lo scarto del documento.

I soggetti che non si avvarranno di tale possibilità saranno, invece, obbligati ad adempiere mensilmente alla trasmissione dei dati delle fatture emesse e ricevute.

QR-code

Per completezza, si evidenzia che, l’Agenzia delle Entrate ha, altresì, previsto un servizio web che consente la generazione di un codice a barre bidimensionale – il c.d. QR-code – tramite il quale il fornitore, in seguito a scansione, tramite un dispositivo apposito (smartphone, tablet, etc.), può acquisire automaticamente le informazioni utili per trasmettere la fattura elettronica al proprio cliente.

Detrazioni Iva solo con la fattura elettronica trasmessa al SdI

Come chiarito dall’Agenzia delle Entrate, dal 01/01/2019 se il fornitore non emette la fattura in formato elettronico, trasmettendola al SdI, la fattura verrà considerata non emessa, pertanto il cliente non potrà esercitare il diritto di detrazione Iva.

L’obbligo dell’emissione della fattura elettronica vale anche nei confronti dei privati consumatori finali (B2C) a cui dovranno consegnare una ulteriore copia cartacea (salvo che lo stesso non rinunci).

Esonerati all’obbligo di emissione

Sono esonerati dall’obbligo di emissione (ma non dalla ricezione) della fattura elettronica:
• i soggetti che operano in regime forfettario;
• i soggetti che operano in regime di vantaggio;
• i piccoli agricoltori di cui di cui all’art. 34, comma 6, del DPR n. 633/1972.
Tuttavia, l’esonero non opera qualora si tratti di operazioni compiute verso la Pubblica Amministrazione. Con riferimento a quest’ultima affermazione, infatti, nel Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018, è affermato che “per le fatture elettroniche emesse nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni restano valide le disposizioni e le regole tecniche di cui al Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, n. 55” e tale decreto interministeriale, a differenza di quanto fa la Legge di Bilancio 2018, non esclude i menzionati soggetti dall’obbligo di emissione della fattura elettronica per le operazioni che il contribuente compie verso la Pubblica Amministrazione.

Fatture di fine anno e note di variazione

Le fatture relative ad operazioni effettuate nel 2018 e datate, ad esempio, 30 dicembre 2018 ma ricevute i primi giorni nel mese di gennaio 2019, continuano ad essere emesse in formato analogico, dato che il disposto normativo dispone che l’obbligo della fattura elettronica vale per le fatture emesse dal 1° gennaio 2019.

Le note di variazione emesse dal 2019 ma relative a fatture del 2018, secondo un chiarimento fornito dall’Agenzia delle Entrate, dovrebbero essere emesse in formato elettronico, salvo che presupposti per l’emissione della nota di credito si siano verificati entro il 2018 (i.e. clienti in concordato preventivo) ma il contribuente ne è venuto a conoscenza solo nel 2019, in questo caso dovrebbe potersi continuare ad emettere la nota di credito in formato analogico.

Omaggi di fine anno, passaggi interni e autoconsumo

Trattandosi di operazioni rilevanti ai fini IVA, nella prassi commerciale per assolvere al pagamento dell’IVA, il soggetto fornitore emesse autofattura. Al ricorrere di tale ipotesi, l’Agenzia delle Entrate ha ritenuto necessaria l’emissione della fattura in formato elettronico. Medesime considerazioni valgono anche nel caso di fatture relative passaggi interni e all’autoconsumo.

Operazioni fuori campo IVA

Per le fatture relative ad operazioni fuori campo IVA non sussiste l’obbligo dell’emissione in formato elettronico. Laddove però il contribuente volesse comunque emettere le fatture in detto formato, lo stesso dovrebbe indicare, anche alla luce di quanto precisato nel provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018, nel campo naturale, il codice N2. Tale chiarimento è importante in quanto permette di emettere anche in formato analogico le note di credito fuori campo, ossia nei casi in cui le stesse siano emesse dopo 12 mesi, quindi, oltre i termini indicati dall’art. 26, comma 2, del decreto IVA sia nel caso in cui non siano riconducibili ad una specifica fattura.

Il mio consiglio

Ho desistito finora a dare consigli, innanzi tutto perché speravo in una proroga della fatturazione elettronica, che a quanto pare non ci sarà, ma soprattutto per valutare il sistema meno oneroso da utilizzare e da far utilizzare ai clienti.

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Giuseppe Russo

[1] Non dev’essere necessariamente la pec comunicata al Registro Imprese.

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