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Deposito bilancio e assemblea deserta: sarebbero opportuni alcuni chiarimenti da parte del Conservatore della Camera di Commercio di Cosenza

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Di recente l’Ordine dei Commercialisti di Paola ha diramato una comunicazione della Camera di Commercio di Cosenza, a firma del Conservatore, Dott.ssa Erminia Giorno, avente ad oggetto:

Deposito del bilancio ed osservanza delle norme di cui agli art. 2478 bis e 2364 c.c. relative alla convocazione dell’assemblea dei soci per l’approvazione del bilancio medesimo nei termini di legge.

Nell’ottica di una costante e fruttuosa collaborazione con codesti Ordini, preme a questo ufficio fornire alcune indicazioni relative all’oggetto. Le norme a margine indicate, impongono che l’assemblea che deve approvare il bilancio debba essere convocata non oltre 120 gg dalla chiusura dell’esercizio sociale (salvi i casi di cui all’art. 2364 c.c. che disciplina la proroga a 180 g. g. dalla chiusura dell’esercizio). L’inosservanza della citata normativa comporta l’applicazione della sanzione di euro 2.064 ai sensi dell’art. 2631 comma secondo c.c., per ogni obbligato. Qualora pero’ l’assemblea sia stata convocata nei termini e non si sia comunque giunti all’approvazione del bilancio per vari motivi (assemblea deserta, quorum non raggiunto etc) , l’impresa non è sanzionabile, fermo restando quanto previsto dall’art. 2369 c.c, in riferimento alla seconda convocazione delle S. P. A.

Premesso che ai fini del deposito del bilancio l’unico verbale richiesto è quello di approvazione del medesimo, qualora vi siano state delle precedenti convocazioni nei termini, (ma l’assemblea che approva il bilancio risulta convocata dopo 120 gg dalla chiusura dell’esercizio), sarebbe opportuno allegare alla pratica di deposito del bilancio i relativi verbali, cosi da fornire già in prima battuta la documentazione necessaria per valutare in seguito l’applicabilità delle relative sanzioni. In mancanza di tale documentazione e qualora non sia neanche indicato che l’assemblea che approva il bilancio non è in prima convocazione, l’Ufficio applicherà le sanzioni del caso. Il verbale di prima convocazione nei termini di legge, dovrà essere allegato nella forma “scansionata” ossia tratto dal libro verbali dell’assemblea, da cui si possa evincere con chiarezza l’apposizione del timbro di bollatura e vidimazione, con indicazione degli estremi di vidimazione, apposizione dell’attestazione di conformità all’originale cartaceo e firma digitale dell’amm.re o professionista incaricato.

Inoltre, si raccomanda di sensibilizzare le imprese, circa la necessità di presidiare costantemente la PEC, tramite la quale giungono alle imprese richieste di integrazione documentale che il Responsabile del procedimento per le sanzioni del Registro Imprese ritene di dover inviare , prima dell’emanazione del verbale di accertamento di infrazione amministrativa, nei casi in cui:
1) nel verbale che approva il bilancio (assemblea convocata fuori termine) si fa riferimento ad una o piu’ precedenti convocazioni,
2) nella pratica di deposito bilancio è stata allegata anche la copia della precedente convocazione nei termini, ma non nella forma suindicata.

 

Che succede se l’assemblea non approva il bilancio?

Non è raro che nelle s.r.l. a ristretta base societaria l’assemblea, pur essendo stata ritualmente convocata nei termini di legge, non si tenga alla data prevista. 

Che succede se l’assemblea non approva il bilancio?

L’art. 2364 c.c. impone all’organo amministrativo di convocare l’assemblea dei soci per l’approvazione del bilancio almeno una volta all’anno ed entro 120 (o 180) giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Tale termine, posto a carico degli amministratori per la convocazione dell’assemblea, non implica necessariamente che il bilancio debba essere approvato in tale data.

Una volta redatto il progetto di bilancio dagli amministratori e convocata l’assemblea avente ad oggetto la sua approvazione, l’organo amministrativo ha adempiuto il suo compito e deve essere l’assemblea dei soci, regolarmente costituita, a deliberare sull’argomento.

I soci possono, infatti, non presentarsi.

La formalizzazione dell’assemblea deserta

Se l’amministratore, presente all’ora prevista, è titolare anche di una quota di capitale sufficiente al raggiungimento del quorum per deliberare, sarebbe piuttosto contraddittorio dichiarare che l’assemblea sia andata deserta.

Se, invece, l’amministratore è estraneo alla compagine sociale, oppure non possiede una quota sufficiente al raggiungimento del quorum costitutivo, non vi è alcuna difficoltà a che questi, alla data ed all’ora stabiliti, proceda alla verbalizzazione dando atto della sua presenza e della mancata costituzione dell’assemblea.

Il verbale sarà quindi trascritto nei libri sociali e, successivamente, potrà essere allegato in copia nel fascicolo da depositarsi telematicamente al Registro delle Imprese, nei 30 giorni successivi all’effettiva approvazione del bilancio.

Se l’amministratore unico (o il Presidente del C.d.A) era assente?

Qualora risulti essere assente, invece, l’amministratore unico (o il Presidente del C.d.A.) si pone il problema di chi debba procedere alla verbalizzazione e chi abbia titolo per redigere l’atto da trascrivere nei libri sociali.

Nelle s.r.l. le funzioni di segretario possono essere svolte direttamente dal Presidente, oppure da un soggetto da questi, o dall’assemblea, nominato.

Normalmente, lo statuto prevede che le funzioni di Presidente vengano svolte dall’Amministratore Unico (o dal Presidente del C.d.A.) e, in sua assenza, nessuno può designare un segretario.

Un verbale redatto da qualsivoglia soggetto che non fosse l’Amministratore Unico (o il presidente del C.d.A.) non potrebbe costituire un documento di rilevanza societaria e non potrebbe avere titolo per essere trascritto nei libri sociali.

Cosa fare in questi casi?

Il collega F. Mangiapane, da cui abbiamo attinto per approfondire l’argomento, ha precisato che in questo caso non dovrà essere redatto alcun verbale e si dovrà procedere alla convocazione di una nuova assemblea.

Nell’assemblea successiva, regolarmente costituita, il Presidente darà atto che la riunione si è tenuta a seguito di nuova convocazione, essendo risultata deserta la precedente assemblea, già ritualmente convocata per il giorno gg/mm/aa. Tale dicitura, nel verbale di approvazione del bilancio, sopperisce alla mancata allegazione al fascicolo telematico del verbale di assemblea deserta, in modo che il Registro delle Imprese possa verificare il rispetto del termine dell’art 2364 c.c..

E’ opinione consolidata, sia in giurisprudenza (Cass. 26 novembre 1998, n. 12008), sia nella prassi notarile, che non è necessaria la redazione di tale verbale, ma è sufficiente inserire nel verbale dell’assemblea di seconda convocazione la menzione che in prima convocazione l’assemblea è andata deserta (Genghini, La forma degli atti notarili, cit., 421).

La vidimazione dei libri sociali

In ultimo approfondiamo la questione della vidimazione dei libri sociali emersa dalla lettura del comunicato della CCIAA di Cosenza, precisando i diversi obblighi che il legislatore ha posto a carico delle Spa e delle Srl.

La vidimazione dei libri sociali per le Spa

Per le Spa, l’art. 2421 del cod. civ., prevede espressamente che “I libri […], prima che siano messi in uso, devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e bollati in ogni foglio a norma dell’articolo 2215 cod. civ.”.

La vidimazione dei libri sociali per le S.r.l.

Nessuna disposizione prevede l’obbligo di bollatura anche per i libri sociali obbligatori per le S.r.l.. le quali non sono più regolate “per rimando” alle norme delle Spa. 

L’art 2478 del Codice Civile precisa che “oltre i libri e le altre scritture contabili prescritti nell’articolo 2214, la società deve tenere: […] 2) il libro delle decisioni dei soci, nel quale sono trascritti senza indugio sia i verbali delle assemblee, anche se redatti per atto pubblico, sia le decisioni prese ai sensi del primo periodo del terzo comma dell’articolo 2479; la relativa documentazione è conservata dalla società.”

Il citato articolo 2478 cod. civ. non prevede assolutamente la bollatura, nè la vidimazione dei libri sociali obbligatori per le srl, ma solamente la numerazione progressiva.

Dando una lettura al seguente link (Quali registri devono essere vidimati – Notaio Di Domenico) non vi è alcun dubbio che per le S.r.l. la vidimazione è meramente facoltativa.

Approfondimenti

La vidimazione dei libri sociali nelle S.r.l. – Newsletter dei Giovani Commercialisti ed Esperti Contabili di Verona

La Camera di Commercio di Foggia

La Camera di Commercio di Foggia, di diverso avviso rispetto alla CCIAA di Cosenza, ha precisato che procederà all’accertamento delle violazioni amministrative soltanto in costanza di una segnalazione qualificata da parte degli organi di polizia generale amministrativa.

Si legga la direttiva di seguito allegata per approfondimenti.

Conclusione

Alla luce di quanto esaminato, sarebbero opportuni dei chiarimenti da parte del Conservatore di Cosenza, in merito ai minori obblighi a carico delle S.r.l. (vedi vidimazione libro decisione dei soci) rispetto a quelli delle S.p.A., accettando, laddove non fosse stato possibile la verbalizzazione (per assenza dell’amministratore unico o del Presidente del CdA), un semplice richiamo nel verbale di assemblea successivo, come tra l’altro suggerito dalla prassi notarile.

Si ringrazia per il contributo il collega Filippo Mangiapane e i Giovani colleghi di Verona.

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