A partire dal 1° gennaio 2025, entrerà in vigore una significativa novità in materia di deducibilità delle spese di trasferta e rappresentanza. La Manovra 2025 introduce, infatti, l’obbligo di tracciabilità per i pagamenti relativi a queste voci, con l’obiettivo di contrastare l’evasione fiscale e garantire maggiore trasparenza. Questo cambiamento impatterà sia le aziende che i professionisti, che dovranno adeguare le proprie procedure di gestione delle spese.
Cosa prevede la nuova normativa?
La nuova disciplina stabilisce che, dal 2025, tutte le spese di trasferta e rappresentanza saranno deducibili esclusivamente se pagate attraverso strumenti tracciabili. Questo significa che non sarà più sufficiente conservare le ricevute, ma sarà necessario che il pagamento sia avvenuto tramite:
- Bonifici bancari: sia ordinari che istantanei.
- Carte di credito: di ogni tipo, comprese le carte revolving.
- Carte di debito (bancomat): sia tradizionali che contactless.
- Carte prepagate: ricaricabili e utilizzabili online e nei negozi fisici.
Quali spese sono interessate?
L’obbligo di tracciabilità riguarda tutte le spese sostenute durante una trasferta, tra cui:
- Viaggio: biglietti di treno, aereo, autobus, taxi, noleggio con conducente e pedaggi autostradali.
- Alloggio: pernottamenti in hotel, bed & breakfast e altre strutture ricettive.
- Vitto: pasti consumati in ristoranti, bar e altri esercizi di somministrazione di alimenti e bevande.
- Trasporto con autoservizi non di linea: taxi e NCC.
Esempi pratici:
- Un dipendente che si reca a un convegno per conto dell’azienda dovrà utilizzare strumenti di pagamento tracciabili per tutte le spese, inclusa la cena con i clienti.* Quindi Pernottamento e prima colazione: 100 € (pagati con carta di credito del dipendente), Pranzo: 30 € (pagati con carta di credito del dipendente), Biglietto treno A/R: 35 € (pagato in contanti)
- Un professionista che partecipa a un corso di aggiornamento dovrà pagare l’hotel e il ristorante con carta di credito o bancomat per poter dedurre le spese.
*Il biglietto del treno, essendo un servizio di trasporto pubblico di linea, non è soggetto all’obbligo di tracciabilità.
Conseguenze della mancata tracciabilità:
La mancata tracciabilità dei pagamenti comporterà la non deducibilità della spesa dal reddito. Pertanto, è fondamentale adeguarsi tempestivamente alla nuova normativa per evitare problemi con il Fisco.
Cosa devono fare aziende e professionisti?
- Informare dipendenti e collaboratori: è importante comunicare a tutti i soggetti coinvolti le nuove regole sulla tracciabilità dei pagamenti.
- Adeguare le procedure interne: le aziende dovranno rivedere le proprie policy di gestione delle spese di trasferta, prevedendo l’utilizzo esclusivo di strumenti di pagamento tracciabili.
- Formare il personale: è consigliabile organizzare corsi di formazione per il personale addetto alla gestione delle note spese.
- Dotarsi di strumenti di pagamento adeguati: assicurarsi che dipendenti e collaboratori dispongano di carte di credito, debito o prepagate.
- Conservare la documentazione: oltre alle ricevute, sarà necessario conservare anche la documentazione relativa al pagamento tracciabile (ad esempio, l’estratto conto della carta di credito).
Modalità di Pagamento
Le spese devono essere pagate tramite bonifico bancario o postale, oppure con strumenti tracciabili previsti dall’art. 23 del Dlgs 241/1997, come carte di credito, debito, bancomat, assegni e altri sistemi elettronici (Risoluzione 108/E/2014, Risposta 230/2020). Non è necessario che il pagamento sia effettuato direttamente dal datore di lavoro: ad esempio, un dipendente in trasferta può pagare con la propria carta di credito, purché il datore acquisisca prova della transazione per il rimborso.
Vantaggi della tracciabilità:
Oltre a contrastare l’evasione fiscale, la tracciabilità dei pagamenti offre anche alcuni vantaggi, tra cui:
- Maggiore controllo delle spese: sia per le aziende che per i professionisti.
- Semplificazione della rendicontazione: grazie all’estratto conto bancario o della carta di credito.
- Riduzione del rischio di errori e contestazioni: in caso di controlli fiscali.
In conclusione, l’introduzione dell’obbligo di tracciabilità per le spese di trasferta rappresenta un importante cambiamento che richiede un’attenta preparazione da parte di aziende e professionisti. Adeguarsi tempestivamente alla nuova normativa consentirà di evitare sanzioni e di beneficiare dei vantaggi offerti dalla digitalizzazione dei pagamenti.
