A partire dal 1° gennaio 2025, entrerà in vigore una significativa novità in materia di deducibilità delle spese di trasferta e rappresentanza. La Manovra 2025 introduce, infatti, l’obbligo di tracciabilità per i pagamenti relativi a queste voci, con l’obiettivo di contrastare l’evasione fiscale e garantire maggiore trasparenza. Questo cambiamento impatterà sia le aziende che i professionisti, che dovranno adeguare le proprie procedure di gestione delle spese.
Cosa prevede la nuova normativa?
La nuova disciplina stabilisce che, dal 2025, tutte le spese di trasferta e rappresentanza saranno deducibili esclusivamente se pagate attraverso strumenti tracciabili. Questo significa che non sarà più sufficiente conservare le ricevute, ma sarà necessario che il pagamento sia avvenuto tramite:
- Bonifici bancari: sia ordinari che istantanei.
- Carte di credito: di ogni tipo, comprese le carte revolving.
- Carte di debito (bancomat): sia tradizionali che contactless.
- Carte prepagate: ricaricabili e utilizzabili online e nei negozi fisici.
Quali spese sono interessate?
L’obbligo di tracciabilità riguarda tutte le spese sostenute durante una trasferta, tra cui:
- Viaggio: biglietti di treno, aereo, autobus, taxi, noleggio con conducente e pedaggi autostradali.
- Alloggio: pernottamenti in hotel, bed & breakfast e altre strutture ricettive.
- Vitto: pasti consumati in ristoranti, bar e altri esercizi di somministrazione di alimenti e bevande.
- Trasporto con autoservizi non di linea: taxi e NCC.
Esempi pratici:
- Un dipendente che si reca a un convegno per conto dell’azienda dovrà utilizzare strumenti di pagamento tracciabili per tutte le spese, dal biglietto del treno alla cena con i clienti.
- Un professionista che partecipa a un corso di aggiornamento dovrà pagare l’hotel e il ristorante con carta di credito o bancomat per poter dedurre le spese.
Conseguenze della mancata tracciabilità:
La mancata tracciabilità dei pagamenti comporterà la non deducibilità della spesa dal reddito. Pertanto, è fondamentale adeguarsi tempestivamente alla nuova normativa per evitare problemi con il Fisco.
Cosa devono fare aziende e professionisti?
- Informare dipendenti e collaboratori: è importante comunicare a tutti i soggetti coinvolti le nuove regole sulla tracciabilità dei pagamenti.
- Adeguare le procedure interne: le aziende dovranno rivedere le proprie policy di gestione delle spese di trasferta, prevedendo l’utilizzo esclusivo di strumenti di pagamento tracciabili.
- Formare il personale: è consigliabile organizzare corsi di formazione per il personale addetto alla gestione delle note spese.
- Dotarsi di strumenti di pagamento adeguati: assicurarsi che dipendenti e collaboratori dispongano di carte di credito, debito o prepagate.
- Conservare la documentazione: oltre alle ricevute, sarà necessario conservare anche la documentazione relativa al pagamento tracciabile (ad esempio, l’estratto conto della carta di credito).
Vantaggi della tracciabilità:
Oltre a contrastare l’evasione fiscale, la tracciabilità dei pagamenti offre anche alcuni vantaggi, tra cui:
- Maggiore controllo delle spese: sia per le aziende che per i professionisti.
- Semplificazione della rendicontazione: grazie all’estratto conto bancario o della carta di credito.
- Riduzione del rischio di errori e contestazioni: in caso di controlli fiscali.
In conclusione, l’introduzione dell’obbligo di tracciabilità per le spese di trasferta rappresenta un importante cambiamento che richiede un’attenta preparazione da parte di aziende e professionisti. Adeguarsi tempestivamente alla nuova normativa consentirà di evitare sanzioni e di beneficiare dei vantaggi offerti dalla digitalizzazione dei pagamenti.
