Il datore di lavoro è tenuto per legge a consegnare la busta paga al dipendente, al momento della corresponsione della retribuzione.
A disciplinare le norme concernenti l’obbligo di corrispondere le retribuzioni ai lavoratori a mezzo di prospetti paga è la legge n. 4 del 5 gennaio 1953. Mentre la normativa in materia di consegna del LUL, ossia del Libro unico è il decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112,convertito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n. 133.
L’obbligo della consegna
L’obbligo di consegna della busta paga al dipendente è previsto dall’art. 1: “E’ fatto obbligo ai datori di lavoro di consegnare, all’atto della corresponsione della retribuzione, ai lavoratori dipendenti, con esclusione dei dirigenti, un prospetto di paga in cui devono essere indicati il nome, cognome e qualifica professionale del lavoratore, il periodo cui la retribuzione si riferisce, gli assegni familiari e tutti gli altri elementi che, comunque, compongono detta retribuzione, nonché, distintamente, le singole trattenute. Tale prospetto paga deve portare la firma, sigla o timbro del datore di lavoro o di chi ne fa le veci. Le società cooperative sono tenute alla compilazione del prospetto di paga sia per gli operai ausiliari che per i propri soci dipendenti”. Tale normativa è confermata anche per la consegna del Libro Unico del lavoro.
Con l’art. 4 del D. Lgs. n. 375 del 1993 tale obbligo è stato esteso anche ai datori di lavoro agricolo, restano esclusi i datori di lavoro domestico.
Cosa è il LUL (Libro unico del lavoro). Con il Decreto Legge n. 112 del 2008, a far data dal 18 agosto 2008, i libri paga e matricola ed altri libri obbligatori con il libro unico del lavoro, nel quale devono confluire tutti i dati. Quindi la busta paga dal 2008 prende il nome di LUL o Libro Unico del lavoro.
Elementi essenziali della busta paga
Per ciascun lavoratore devono essere indicati il nome e cognome, il codice fiscale e, ove ricorrano, la qualifica e il livello, la retribuzione base, l’anzianità di servizio, nonché le relative posizioni assicurative. Quindi in busta paga la posizione INAIL e INPS deve essere indicata in maniera obbligatoria.
Nel libro unico del lavoro (busta paga) deve essere effettuata ogni annotazione relativa a dazioni in danaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro, comprese le somme a titolo di rimborso spese, le trattenute a qualsiasi titolo effettuate, le detrazioni fiscali, i dati relativi agli assegni per il nucleo familiare, le prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali.
Il libro unico del lavoro deve altresì contenere un calendario delle presenze, da cui risulti, per ogni giorno, il numero di ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato, nonché l’indicazione delle ore di straordinario, delle eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite, delle ferie e dei riposi.
Nella ipotesi in cui al lavoratore venga corrisposta una retribuzione fissa o a giornata intera o a periodi superiori è annotata solo la giornata di presenza al lavoro.
Il libro unico del lavoro deve essere compilato coi dati di cui sopra, per ciascun mese di riferimento, entro il giorno 16 del mese successivo.
Con la consegna al lavoratore di copia delle scritturazioni effettuate nel libro unico del lavoro il datore di lavoro adempie agli obblighi di cui alla legge 5 gennaio 1953, n. 4, che sopra abbiamo descritto. Quindi anche in materia di LUL gli obblighi di consegna sono gli stessi.
Il datore di lavoro non è obbligato per legge a conservare le buste paga (o il Libro Unico del lavoro) ma in sede di accertamento, egli è tenuto a dimostrare di aver adempiuto all’obbligo di emissione del Libro Unico nonché agli obblighi relativi alla consegna della busta paga al lavoratore, di cui alla legge n. 4/1953. In sostanza, il datore di lavoro dovrà esibire la busta paga ed anche la prova della consegna al lavoratore.
Sanzioni previste per la mancata o ritardata consegna
Sanzioni per la mancata o ritardata consegna della busta paga. L’art. 5 della legge n. 4/1953 prevedeva che “salvo che il fatto costituisca reato, in caso di mancata o ritardata consegna al lavoratore del prospetto di paga, di omissione o di inesattezza nelle registrazioni apposte su detto prospetto paga, si applica al datore di lavoro la sanzione amministrativa da € 125 a € 770. La vigilanza per l’applicazione della legge è esercitata dall’Ispettorato del lavoro.
A partire dal 14 settembre 2015, con l’entrata in vigore del D. Lgs. n. 151/2015 sono cambiate le sanzioni. L’art. 5 di cui sopra in materia di mancata o ritardata consegna della busta paga, ovvero l’omessa o inesatta registrazione sul prospetto paga) è riformulato mediante la previsione di una sanzione amministrativa pecuniaria da 150 euro a 900 euro.
La sanzione è aumentata in ragione del numero di lavoratori coinvolti o del periodo interessato:
Da 600 euro a 3.600 euro se la violazione si riferisce a più di 5 lavoratori ovvero ad un periodo superiore a 6 mesi;
Da 1.200 euro a 7.200 euro se la violazione si riferisce a più di 10 lavoratori ovvero ad un periodo superiore a 12 mesi.
Va ribadito che l’emissione della busta paga è obbligatoria. Quindi se il datore di lavoro non istituisce e tiene il Libro Unico ci sono sanzioni. E sono previste dall’art. 39, comma 6 del D. L. 112/2008: “La violazione dell’obbligo di istituzione e tenuta del libro unico del lavoro è punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da 500 a 2.500 euro”.
Mancata esibizione buste paga agli ispettori del lavoro. L’omessa esibizione agli organi di vigilanza del libro unico del lavoro è punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da 200 a 2.000 euro. I soggetti di cui all’articolo 1, comma 4, della legge 11 gennaio 1979, n. 12, che, senza giustificato motivo, non ottemperino entro quindici giorni alla richiesta degli organi di vigilanza di esibire la documentazione in loro possesso sono puniti con la sanzione amministrativa da 250 a 2000 euro. In caso di recidiva della violazione la sanzione varia da 500 a 3000”.
Oltre alla mancata consegna della busta paga, il lavoratore se non ha ricevuto neanche la retribuzione può adottare una serie di provvedimenti. Dalla richiesta scritta di pagamento dello stipendio fino al decreto ingiuntivo o la causa di lavoro.
Modalità di consegna della busta paga
Busta paga cartacea e la firma del lavoratore
Leggendo la norma del 1953 si sottolineano due importanti aspetti:
1) che il cedolino paga va consegnato a al lavoratore al momento del pagamento della retribuzione;
2) che il datore di lavoro è chiamato a dimostrare di aver consegnato la busta paga al lavoratore.
E’ chiaro che l’ordinario strumento di consegna della busta paga è la consegna della copia cartacea della busta paga, con tanto di sottoscrizione per accettazione, e dimostrazione di avvenuta consegna, da parte del lavoratore, il quale con la firma accetta la cifra indicata in busta paga e gli elementi della retribuzione indicati.
La firma della busta paga dimostra però solo che essa è stata regolarmente consegnata al dipendente, mentre la prova del relativo pagamento è a totale carico del datore di lavoro.
Perché la firma del lavoratore, apposta sulla busta paga, abbia l’effetto di provare anche l’avvenuto pagamento sarà necessario che essa sia preceduta dalla dicitura “per quietanza”, o formula analoga. La sottoscrizione per quietanza, infatti, ha lo stesso valore di una ricevuta di pagamento e libera l’azienda dal proprio debito nei confronti del lavoratore.
Senza la firma vale la prova testimoniale
Va altresì precisato che il datore di lavoro che consegna la busta paga cartacea al lavoratore senza ricevere la firma della stessa, può dimostrare l’avvenuta consegna del prospetto paga anche con la prova testimoniale, ossia con testimoni che dimostrino che il datore di lavoro ha adempiuto al suo obbligo di consegna del Libro Unico.
Richiesta buste paga al datore di lavoro. Il lavoratore che non ha ricevuto il prospetto paga può farne richiesta al proprio datore di lavoro. Come abbiamo visto, il datore di lavoro ha l’obbligo di dimostrare di aver consegnato la busta paga al lavoratore e ci sono delle sanzioni per la mancata consegna delle buste paga. Il lavoratore pertanto può inviare una raccomandata al datore di lavoro per ottenere le buste paga, proprio ricordando allo stesso il sistema sanzionatorio.
Richiesta delle busta paga arretrate
Il lavoratore che ha ricevuto le buste paga, può anche richiederne una copia cartacea aggiuntiva al datore di lavoro. La richiesta delle buste paga arretrate va inoltrata sempre via raccomandata, ma in questo caso non è un obbligo del datore di lavoro consegnare l’ulteriore copia, anche se è prassi quella di mettere a disposizione del proprio dipendente la copia delle buste paga arretrate richieste. Il datore di lavoro in ogni caso se ha già copia firmata delle buste paga, ed ha correttamente erogato la retribuzione al lavoratore ha adempiuto agli obblighi di legge pur rifiutandosi di consegnare l’ulteriore copia delle buste paga arretrate richieste.
Come consegnare la busta paga al dipendente assente per malattia, infortunio, maternità
Consegna della busta paga mediante raccomandata AR
Nel caso in cui il lavoratore sia assente dal lavoro per cause riconducibili a malattia, infortunio, maternità ecc., il datore di lavoro può far recapitare all’indirizzo del lavoratore, la busta paga cartacea mediante raccomandata AR, la quale fornisce prova dell’avvenuta consegna.
Consegna busta paga via email, anche via PEC
Al datore di lavoro è consentito inviare la busta paga via email (anche PEC) al dipendente per adempiere agli obblighi di consegna del prospetto paga al momento del pagamento della retribuzione (stipendio). Ma il Ministero del Lavoro una serie di condizioni per la prova dell’avvenuta consegna del Libro unico del lavoro al lavoratore.
Con interpello, il n. 1 del 2008, il Ministero del lavoro ha chiarito che è possibile consegnare la busta paga ai lavoratori tramite email. E’ altresì consentita la consegna della busta paga via email spedita dal Consulente del Lavoro.
L’obbligo principale per il datore di lavoro è dimostrare agli organi di vigilanza (ispettori del lavoro, ecc.) l’avvenuta consegna del prospetto paga come richiesto dalla legge n. 4 del 1953. In caso di consegna via email del prospetto paga il datore di lavoro deve assicurarsi che il lavoratore abbia un pc e possa stampare la propria busta paga scaricata online tramite email. E’ ai fini della prova della consegna della busta paga, soprattutto per le email non PEC, che il Ministero detta una serie di condizioni.
Con l’interpello n. 1 del 2008, il Ministero del Lavoro ha chiarito che è possibile la trasmissione telematica del prospetto paga ai dipendenti. Ossia è possibile inviare la busta paga tramite email all’indirizzo di posta elettronica sia certificata che email normale. Si tratta quindi di un’importante apertura ministeriale alle nuove tecnologie che consentono di evitare la consegna della busta paga cartacea.
Il Ministero nell’interpello ha precisato che “La retribuzione va corrisposta alla scadenza temporale prevista, contestualmente alla busta paga, al fine di consentire al lavoratore la verifica immediata della corrispondenza tra le annotazioni riportate sul prospetto di paga e la retribuzione percepita”.
Se in presenza del consenso del lavoratore, l’obbligazione del pagamento della retribuzione può essere assolta attraverso forme equipollenti rispetto al danaro contante (assegni, bonifico, accredito in conto corrente, ecc.), problemi possono sorgere riguardo alla dimostrazione dell’avvenuta consegna della busta paga al lavoratore.
Su richiesta degli organi di vigilanza, infatti, il datore di lavoro ha l’onere di dimostrare l’avvenuta consegna del prospetto di paga all’atto della corresponsione della retribuzione.
Il Ministero chiarisce che nulla vieta l’invio della busta paga elettronica via email al dipendente, “purché vi sia la prova legale dell’effettiva consegna prospetto di paga al lavoratore alla scadenza prevista per il pagamento della retribuzione”.
Consegna della busta paga via PEC
L’azienda che utilizza il servizio di posta elettronica certificata seguendo le procedure previste dalle norme, nel rispetto delle regole in materia di protezione dei dati personali, potrà validamente assolvere agli obblighi di consegna del prospetto di paga anche per via telematica.
E l’email PEC non è altro che la versione telematica della raccomandata postale. Il sistema delle email PEC però, per poter essere uno strumento di prova dell’avvenuta ricezione della comunicazione (dell’email PEC) contenente la busta paga, può funzionare a livello legale solo se il mittente (datore di lavoro) e il destinatario (il lavoratore) siano entrambi dotati di account certificati, quindi di email PEC. E’ bene quindi che l’azienda chieda al lavoratore di dotarsi di un indirizzo email PEC per la consegna delle buste paga.
L’unica ulteriore incombenza a carico del datore di lavoro attiene alla necessità che l’azienda metta a disposizione del lavoratore idonee tecnologie ed attrezzature informatiche per la ricezione e stampa del prospetto, posto che i costi relativi alla formazione e consegna dello stesso sono a carico dell’impresa.
Il Ministero conferma che se l’email PEC è inviata ad un lavoratore dotato di indirizzo email PEC, la prova della consegna della busta paga c’è. Il Ministero infatti “ritiene che la trasmissione telematica del prospetto di paga sia compatibile con le disposizioni previste dalla L. n. 4/1953, se eseguita con le modalità e i limiti sopra indicati, atteso che il servizio di posta elettronica certificata costituisce idonea prova, nei confronti degli organi ispettivi di vigilanza, dell’effettiva trasmissione e ricezione da parte del lavoratore di detto prospetto”.
Consegna della busta paga con normale mail
Il Ministero nell’ interpello n. 1/2008 chiarisce che “è possibile anche trasmettere il cedolino di paga come file allegato ad un apposito messaggio di posta elettronica, a condizione che venga inviato ad indirizzo di posta elettronica intestato al lavoratore provvisto di password personale.”.
Con l’interpello n. 8 del 2010, il Ministero del Lavoro ha ritenuto “possibile per i datori di lavoro privati l’invio del prospetto anche a mezzo posta elettronica non certificata”.
Anche nell’ interpello n. 13 del 2012 in materia di consegna della busta paga tramite web e sito aziendale il Ministero ha ribadito che sussiste “la legittimità della consegna del documento anche mediante posta elettronica non certificata”.
Il Ministero spiega perché: “Analogamente a quanto infatti avviene in materia di obblighi di certificazione fiscale del sostituto d’imposta, l’art. 1 della L. n. 4/1953 fa riferimento ad un obbligo di “consegnare” il prospetto paga senza alcun richiamo alla necessità che sia consegnata in forma cartacea, con la conseguenza che non si ravvisa uno specifico divieto di trasmettere al lavoratore il documento per posta elettronica anche non certificata. Ciò a condizione che sia garantita al dipendente la possibilità di entrare nella disponibilità del prospetto e di poterlo materializzare. È tuttavia opportuno, da parte del datore di lavoro, adottare anche in questi casi le opportune iniziative per comprovare l’avvenuto adempimento nei confronti di ciascun lavoratore”.
Ricade quindi ovviamente sul datore di lavoro l’onere di provare la corretta consegna della busta paga al lavoratore. E’ consigliabile pertanto ricevere quanto meno una risposta di avvenuta ricezione dell’email e della busta paga da parte del dipendente.
Il Ministero quindi se da un lato conferma che l’email PEC è una soluzione migliore, non nega la possibilità di inviare le buste paga ai dipendenti tramite email ordinaria non PEC. Il problema nel quale può incorrere il datore di lavoro attiene alle possibilità di dimostrare l’avvenuta consegna della busta paga al lavoratore.
Se da un lato la legge n. 4 del 1953 non pone vincoli in ordine alla prova dell’avvenuta consegna, dall’altro lato è onere del datore di lavoro comprovare l’avvenuta ricezione da parte del lavoratore della busta paga. In questo senso è importante che il lavoratore che riceve su indirizzo email non PEC la propria busta paga emetta una email di risposta al datore di lavoro nella quale attesti l’avvenuta ricezione dell’email contenente la busta paga. Pertanto in questo caso si consiglia ai datori di lavoro di richiedere un’apposita risposta ai lavoratori.
Consegna buste paga via email del Consulente del Lavoro.
Sempre con l’interpello n. 8 del 2010, il Ministero del Lavoro consente ai Consulenti del Lavoro di inviare con propria email PEC tutte le buste paga ai dipendenti delle aziende in delega. Il Ministero ha precisato però che, ai sensi dell’art. 5 della L. n. 4/1953, la responsabilità per la mancata ricezione del prospetto paga da parte del proprio dipendente, permane in capo al datore di lavoro.
La delega dell’adempimento infatti non consente – salvo casi eccezionali in cui il Legislatore prevede specifiche sanzioni anche in capo al professionista delegato (ad es. in materia di Libro Unico del Lavoro) – lo spogliarsi delle relative responsabilità. In tal senso, peraltro, la prova della avvenuta consegna del prospetto paga ricade sul datore di lavoro; prova che, in assenza di email certificata, sarà evidentemente più difficile fornire.
Consegna busta paga tramite sito aziendale – conferma da parte del Ministero
Un ulteriore interpello del Ministero del Lavoro ha chiarito che oltre alla consegna della busta paga via email, è possibile anche ottemperare agli obblighi previsti dalla legge n. 4 del 1953 attraverso la pubblicazione della busta paga online su un sito web aziendale, dotato di un’area riservata al lavoratore con accesso tramite username e password.
Il lavoratore può quindi scaricare il proprio cedolino in PDF sul sito, accedendo allo stesso tramite username e password. Il Ministero però detta le condizioni per utilizzare questo servizio di consegna via internet della busta paga (Libro unico del lavoro).
Il Ministero, con l’interpello n. 13 del 2012 apre ad una nuova modalità di consegna della busta paga oltre alla normale consegna cartacea: ha di fatto riconosciuto la validità legale del servizio di pubblicazione online del prospetto paga. Quindi il datore di lavoro può consegnare al lavoratore la busta paga sostanzialmente online.
L’interpello è stato proposto dal Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro. E’ stato chiesto se è possibile assolvere agli obblighi ex artt. 1 e 3, L. n. 4/1953, da parte di un datore di lavoro privato, oltre che mediante l’utilizzo della posta elettronica certificata (PEC), anche attraverso sito web, dotato di un’area riservata con accesso consentito al proprio personale mediante password individuale.
Ed è stato chiesto se possa ritenersi sufficiente, ai fini dell’obbligo di consegna del prospetto paga, la semplice collocazione dei prospetti di paga di volta in volta elaborati (contestuale al pagamento mensile della retribuzione con bonifico bancario e/o altro mezzo), nell’apposita area riservata del sito web, prospetti questi ultimi consultabili e scaricabili esclusivamente dal lavoratore interessato utilizzando una password individuale.
Il Ministero risponde ritenendo “che l’assolvimento degli obblighi di cui agli artt. 1 e 3, L. n. 4/1953 da parte del datore di lavoro privato possa essere effettuato anche mediante la collocazione dei prospetti di paga su sito web dotato di un’area riservata con accesso consentito al solo lavoratore interessato, mediante utilizzabilità di una postazione internet dotata di stampante e l’assegnazione di apposita password o codice segreto personale” inoltre “per garantire la verifica immediata da parte del lavoratore o comunque gli eventuali accertamenti dell’organo di vigilanza, appare peraltro necessario che della collocazione mensile dei prospetti di paga risulti traccia nello stesso sito”.
Pertanto le aziende possono collocare i prospetti paga su un sito web aziendale dotato di un’area riservata dove il lavoratore digitando username e password può scaricare la propria busta paga online. E’ però necessario che l’azienda da un lato abbia evidenza dei download del lavoratore e dall’altro lato possa dimostrare di aver messo online sul sito web la busta paga del dipendente.
