L'Assemblea dei soci nelle s.r.l.

A differenza del regime previgente (sino al 31 dicembre 2003), l’assemblea non rappresenta più l’organo deliberativo tipico delle società di capitali, ma un organo a competenza limitata.

L’assemblea resta comunque la riunione nella quale i soci manifestano la volontà sociale. Non è più previsto un distinguo tra assemblea ordinaria e straordinaria, ma il codice prevede quorum diversi a seconda delle materie da deliberare.

Assemblea obbligatoria (art. 2479 comma 4 c.c.)

La riforma prevede che i soci possano assumere decisioni senza ricorrere al metodo collegiale, che diventa obbligatorio nei seguenti casi:

• per le modificazioni dell’atto costitutivo (cfr. art. 2480 c.c.);
• per compiere operazioni che comportano una sostanziale modifica dell’oggetto sociale o una rilevante modifica dei diritti dei soci;
• se lo richiedono uno o più amministratori o un numero di soci che rappresentano almeno un terzo del capitale sociale.

In tutti gli altri casi l’atto costitutivo può prevedere, in alternativa al metodo collegiale e fuori dall’assemblea, una consultazione per corrispondenza, cioè scritta o sulla base del consenso espresso per iscritto, senza necessità del sistema collegiale.

In via di principio, pertanto, le decisioni dei soci saranno date dalla somma delle loro volontà individualmente considerate e senza necessità di alcun formale avviso di convocazione circa le decisioni da prendere.

L’atto costitutivo deve indicare le modalità di espressione del consenso (fax, posta elettronica con firma digitale, ecc.) ed, eventualmente, prevedere che per l’assunzione delle decisioni tutti i soci devono essere interpellati e almeno la maggioranza prescritta sia favorevole.

In buona sostanza, per rendere più efficiente e meno rigido il funzionamento del sistema di formazione della volontà sociale, la società può decidere alternativamente in base a decisioni adottate mediante:

• una mera consultazione scritta. Qualsiasi socio ha facoltà di sottoporre una proposta di delibera (necessariamente) a tutti gli altri soci. L’approvazione si raggiunge quando la maggioranza si esprime favorevolmente per iscritto;
• sulla base del consenso espresso per iscritto, ad esempio è sufficiente che vi sia un unico documento sottoscritto dai soci consenzienti. A differenza della consultazione, non è necessaria alcuna preventiva richiesta rivolta a tutti gli altri soci, ma è sufficiente che su una questione si formi il consenso scritto della maggioranza, indipendentemente dal coinvolgimento di tutti i soci. Per una indispensabile esigenza di documentazione (degli altri soci), dai documenti sottoscritti devono risultare con chiarezza l’argomento oggetto della decisione ed il consenso espresso.

In ogni caso è opportuno prevedere, a pena di decadenza, un termine massimo entro il quale devono essere espressi i voti per iscritto ovvero deve pervenire il consenso (secondo Comitato Notarle Triveneto, massima 2004, I.B.8, un termine congruo per la formazione delle decisioni è di 30 giorni).

L’atto costitutivo può certamente limitare queste consultazioni per corrispondenza solo a determinate decisioni.

Convocazione dell’assemblea (art. 2479 comma 1 e 4; art. 2479-bis comma 1 c.c.)

Il diritto di convocare l’assemblea, di norma, spetta agli amministratori ovvero ai soci che rappresentino almeno un terzo del capitale sociale.

Il potere di convocare diretta l’assemblea da parte di almeno un terzo del capitale sociale è indipendente (ovvero non condizionato) dall’inerzia dell’organo sociale (Trib. Milano 12 febbraio 2015).

Di conseguenza l’atto costitutivo, l’amministratore o gli amministratori o un numero qualificato di soci possono rimettere ai soci ogni tipo di decisioni, comprese quelle attinenti alla gestione dell’impresa (nella s.p.a. di competenza esclusiva degli amministratori), salvo il limite dell’art. 2475 comma 5 c.c. che riserva all’organo amministrativo la redazione dei progetti di bilancio e dei progetti di fusione e scissione, nonché le decisioni di aumento di capitale ex art. 2481 c.c. in caso di espressa attribuzione di tale potere da parte dell’atto costitutivo.

A differenza delle società per azioni, la convocazione dell’assemblea non è sottoposta a particolari forme di pubblicità, anche se è necessario assicurare la tempestiva informazione sugli argomenti da trattare. Salvo che l’atto costitutivo disponga diversamente (ad esempio fax, posta elettronica, telegramma, ecc.) la convocazione deve essere spedita mediante lettera raccomandata (non occorre una raccomandata a/r in quanto conta la prova della spedizione) almeno otto giorni prima dell’adunanza ed indirizzata a ciascun socio nel domicilio risultante dal registro delle imprese.

L’atto costitutivo può prevedere un termine maggiore o minore e/o disporre che inizi a decorrere da un momento diverso da quello della spedizione della raccomandata.

E’ anche possibile una semplice convocazione verbale a condizione che siano presenti (o rappresentati) in assemblea tutti i soci, gli amministratori ed i sindaci se esistono (cd. assemblea totalitaria, arg. art. 2479-bis comma 5 c.c.).

L’assemblea deve obbligatoriamente essere convocata almeno una volta all’anno entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale. L’atto costitutivo può disporre un termine maggiore sino ad un massimo di 180 giorni quando la società è tenuta all’approvazione del bilancio consolidato ovvero in presenza di particolari esigenze purché relative alla struttura e all’oggetto sociale. In tutti questi casi gli amministratori devono segnalare le ragioni della dilazione nella relazione accompagnatoria del bilancio. Si ritiene sufficiente che l’atto costitutivo condizioni la proroga alla sussistenza delle condizioni previste dalla legge, senza che le particolari esigenze siano analiticamente predeterminate nello Statuto. Di volta in volta saranno gli amministratori ad accertarne l’esistenza in concreto ed a motivare nella relazione al bilancio le ragioni della dilazione.

Il ritardo della convocazione dell’assemblea per l’approvazione del bilancio d’esercizio, oltre il termine di 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio ovvero il maggior termine (non superiore a 180 giorni) previsto dall’atto costitutivo, non comporta invalidità della delibera che approva il bilancio. Unico conseguenza di una convocazione tardiva dell’assemblea potrà essere la responsabilità degli amministratori verso la società o i soci, salvo precisare che l’approvazione tardiva può costituire, per la società ed i soci che hanno approvato il bilancio, ratifica dell’operato degli amministratori, anche con riferimento alle ragioni che li abbiano indotti ad una convocazione tardiva dell’assemblea (cfr.Cass. 14 agosto 1997, n. 7623).

Riunione mediante mezzi di tele comunicazione (cfr. art. 2370 c.c.)

L’atto costitutivo può, legittimamente prevedere che l’assemblea si riunisca anche mediante mezzi di telecomunicazione a condizione che sia salvaguardato il metodo collegiale ed in particolare che:

• sia precisato nell’avviso di convocazione il luogo della riunione, cioè i luoghi collegati nei quali gli intervenuti potranno affluire. L’assemblea si considera tenuto nel luogo ove sono contemporaneamente presenti il Presidente ed il segretario. Se l’atto costitutivo si limita a prevedere l’intervento mediante collegamenti audio-video, deve essere l’avviso di convocazione ad indicare i luoghi organizzati dalla società in cui i soci potranno affluire;
• sia assicurato il rispetto delle regole procedimentali, cioè il Presidente deve poter identificare ed accertare la legittimazione di tutti i partecipanti, deve poter regolare lo svolgimento dell’assemblea, constatare e proclamare i risultati della votazione;
• sia consentito a tutti i partecipanti di intervenire simultaneamente e su di un piano di parità, cioè seguire la discussione, intervenire in tempo reale alla trattazione degli argomenti affrontati e partecipare alla votazione. Non è, invece, ammissibile una modalità di intervento che non consenta a tutti i soci, anche quelli collegati in tele comunicazione, di interagire tra di loro, ad esempio i collegamenti solo audio (a mezzo telefono o radio) o via internet che non consentono di identificare con certezza la legittimazione degli intervenuti ed i loro interventi (salvo la possibilità di identificare attraverso codici telematici l’identità del partecipante). Neppure è ammesso un intervento in cui i soci possono solo assistere (e votare) ma non possono intervenire attivamente alla discussione;
• il segretario o il notaio devono essere in grado di percepire adeguatamente i fatti assembleari che devono verbalizzare.

Destinatari della convocazione (art. 2479-bis comma 1 c.c.)

La convocazione dell’assemblea è ad personam va quindi fatta a ciascun socio al domicilio risultante dal registro delle imprese.

Per l’ipotesi che le quote cambino titolare dopo che sia stata fatta la convocazione, l’obbligo di convocare il nuovo titolare esiste solo se il trasferimento, con efficacia verso la società, è avvenuto prima della scadenza del termine di otto giorni o del diverso termine stabilito dall’atto costitutivo.

Nel caso di dissociazione tra la titolarità della quota e l’esercizio del diritto di voto, la convocazione va inviata ai soggetti legittimati al voto e non anche ai soci. Vale a dire al sequestratario di quota, al curatore del fallimento del socio, al rappresentante comune dei contitolari di quote (in caso di mancata nomina è sufficiente la convocazione di un contitolare ex art. 2347 comma 2 c.c.), all’usufruttuario, al creditore pignoratizio a condizione che il diritto di voto non sia convenzionalmente lasciato ai soci (cfr. art. 2471-bis c.c.).

Ordine del giorno (art. 2479-bis comma 1 c.c.)

La convocazione deve assicurare la tempestiva informazione sugli argomenti da trattare. Di conseguenza il contenuto delle questioni poste all’ordine del giorno deve apparire chiaro. La rubrica “questioni diverse o varie” è ammessa ma deve riguardare solo questioni di minima importanza.

Luogo ed ora della riunione (cfr. art. 2479-bis comma 3 c.c.)

L’avviso di convocazione deve indicare il giorno, l’ora e l’ordine del giorno. Con riguardo al luogo dell’adunanza l’assemblea si riunisce presso la sede sociale, salvo diversa disposizione dell’atto costitutivo nel qual caso occorrerà indicarne il luogo nell’avviso di convocazione.

Assemblea totalitaria

In caso di irregolare o mancata convocazione, l’assemblea può validamente deliberare solo se è totalitaria (art. 2479-bis comma 5 c.c.). La riforma prevede espressamente che l’assemblea sia regolarmente costituita se è rappresentato l’intero capitale sociale e se sono intervenuti tutti gli amministratori ed i componenti del collegio sindacale (se esiste) ovvero se sono stati informati della riunione e nessuno si oppone alla trattazione degli argomenti all’ordine del giorno.

La convocazione è libera e non richiede alcuna formalità, l’assemblea ha competenza generale e può dibattere qualunque argomento se tutti i soci gli amministratori e sindaci sono d’accordo e nessuno si oppone alla discussione (è, quindi, possibile che l’assemblea si svolga in totale assenza di amministratori e sindaci).

Se invece anche uno solo degli intervenuti si oppone dichiarando di non essere sufficientemente informato, la discussione su tali argomenti va sospesa.

In tal caso è necessario procedere alternativamente:

•  ad una successiva regolare convocazione;
•  rinviare l’adunanza totalitaria per un congruo termine in ordine agli argomenti per i quali vi è stata opposizione.

Giurisprudenza

• in caso di una deliberazione dell’assemblea di una srl adottata in difetto di una sua regolare convocazione, se il verbale da atto della partecipazione di tutti i soci (personalmente o tramite rappresentanti su delega), incombe su chi impugna la delibera l’onere di provare il carattere non totalitario dell’assemblea (nel caso di specie si doveva provare che nessuna delega era stata rilasciata dal socio non personalmente presente, oppure che la delega doveva ritenersi invalida) (Cass. 8 settembre 2005 n. 17950)
• Nel caso di assemblea totalitaria è da considerare tardiva la richiesta di opposizione prospettata non sin dall’inizio della discussione di ogni singolo argomento, ma successivamente, quando ormai la discussione è iniziata. È tuttavia ammesso che il socio prima della dichiari di ritenersi non sufficientemente informato e si riservi la facoltà di opposizione qualora dalla discussione non emergano informazioni da lui ritenute sufficienti per esprimere il voto (massima Comitato Notarile Triveneto 2006 I.B.19).