Con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del decreto del Ministero delle Economie e delle Finanze del 17 giugno 2014, il quale ha abrogato il precedente decreto del M.E.F. del 23 gennaio 2004, sono diventate operative le nuove modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto.
Da un punto di vista della conservazione, le vecchie disposizioni continuano ad applicarsi ai documenti già conservati al momento dell’entrata in vigore del suddetto decreto. Per le future digitalizzazioni, invece, le semplificazioni sono notevoli e tutte molto interessanti. Ilprocesso di elaborazione dei documenti informatici, fondamentalmente, è rimasto lo stesso, essendo conservati in modo tale che siano immodificabili, integri, autentici e leggibili, permettendo quelle funzioni di ricerca ed estrazione di informazioni dagli archivi digitali in caso di richiesta o verifica da parte degli uffici finanziari. Ciò che è cambiato, invece, sono le modalità tecniche di conservazione e, principalmente, l’assolvimento dell’imposta di bollo.
Ai fini di rilevanza fiscale, il processo di conservazione dei documenti informatici si conclude con l’apposizione di un riferimento temporale, opponibile a terzi, sul pacchetto di archiviazione (o marca temporale), entro il termine di 3 mesi dalla scadenza della presentazione delle dichiarazione annuali. Rispetto alla previgente disciplina, è stato soppresso l’obbligo di comunicare all’Agenzia delle Entrate l’impronta degli archivi digitali.
Per quanto riguarda l’assolvimento dell’imposta di bollo, invece, sono state apportate notevoli semplificazioni; in primis sono stati aboliti l’obbligo della comunicazione preventiva e quello di versamento dell’acconto dell’imposta sulla base dei documenti informatici presuntivi. Di fatto, ora, l’imposta viene corrisposta in un’unica soluzione direttamente a saldo, sulla base dei documenti informatici effettivamente elaborati. Si ricorda che l’imposta di bollo è dovuta per la tenuta del libro giornale e dei libri sociali obbligatori ed è determinata secondo criteri differenti a seconda che la contabilità sia tenuta in modalità cartacea piuttosto che in modalità informatica. Quellacartacea sconta l’imposta di bollo di 16 Euro su ogni 100 pagine o frazioni di esseper le società di capitali (per gli altri soggetti è pari a 32 Euro), quella informatica, invece, sconta l’imposta di bollo di 16 Euro ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse.
Il decreto ministeriale del 17 giugno 2014 ha modificato anche le modalità di assolvimento dell’imposta di bollo dovuta sui documenti registrati e/o emessi durante l’anno, essendo dovuta in un’unica soluzione con modalità esclusivamente telematica mediante F24 on line, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.
Le fatture elettroniche in formato xml devono obbligatoriamente assolvere l’imposta di bollo in tal modo, riportando specifica indicazione dell’assolvimento ai sensi del D.M. del 17.06.2014. In assenza di specifiche istruzioni, tuttavia, si ritiene che analoga indicazione debba essere inserita all’interno di tutte le fatture elettroniche, riferendosi a tutte quelle fatture trasmesse in formato elettronico ma non conservate in tal modo (ad esempio la fattura in PDF inviata per e-mail, ma stampata e conservata dal destinatario in formato cartaceo).
Al fine di effettuare i predetti versamenti, l’Agenzia delle Entrate, con la Risoluzione n. 106/2014, ha istituito il codice tributo 2501 denominato “Imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari – articolo 6 del decreto 17 giugno 2014”.
